How to: Processo de aquisição de bens no módulo de MM - Parte 1

A ideia dessa postagem é apresentar um típico processo de aquisição de bens e como o SAP está integrado com cada uma dessas atividades. A parte 2 dessa mesma postagem, trará processos especiais de aquisições também cobertos pelo SAP.

Abaixo temos uma imagem que ilustra um típico processo de aquisição de bens em uma empresa.

Típico processo de aquisição de bens

Olhando cada uma das etapas acima com mais detalhes, podemos explica esse fluxo de atividades da seguinte forma:

Geração da Necessidade

A geração da necessidade da aquisição de um bem é feita no SAP através da criação de uma Requisição de Compra. Essa requisição de compra tem o objetivo de informar ao departamento de compras sobre a necessidade de algum bem por alguma área da companhia. Caso o processo de MRP, o qual apresentaremos em futuras postagens, esteja devidamente configurado no sistema, a criação dessas requisições de compra podem ser feitas de forma automática.

Determinação da Fonte de Suprimento e Seleção do Fornecedor

O SAP auxilia os compradores na escolha de possíveis fornecedores para o bem solicitado através das requisições de compra. Para execução dessas atividades, os compradores poderão consultar antigos pedidos de compra, programas de remessa e registros info. Caso esses documentos não seja suficientes, poderá ser criada cotações de compra, onde os fornecedores poderão informar o preço que eles cobram por cada um dos bens solicitados nas requisições.

Como forma de auxiliar os compradores na escolha do fornecedor, o sistema ainda permite que eles escolham o fornecedor que apresente o melhor preço dentre todos os que já ofereceram aquela mesma mercadoria à companhia ou comparar o preço de todas as cotações efetuadas.

Processar Pedido de Compras

O pedido de compras é um documento similar ao documento da requisição de compra. A diferença é que ele é criado no sistema como forma de assegurar que há um pedido formal de um determinado bem a um determinado fornecedor previamente escolhido. Assim como a requisição de compra, ele pode ser criado de forma manual ou automática.

Devido a sua similaridade estrutural às requisições de compra e cotações, o sistema permite que ele seja criado referenciando-os, como forma de diminuir a quantidade de informação inseridas manualmente pelo usuário final.

Monitorar Pedido de Compra

Após a formalização do pedido ao fornecedor, é natural que os compradores administrem todo o processo de entrega desse bem, administrando as respectivas datas de remessa, para que não haja uma sobrecarga na recepção desses materiais ou até mesmo uma demora nas suas entregas.

O sistema auxilia o fornecedor nessas atividades, permitindo que ele possa sempre acompanhar quais pedidos estão com os prazos de entrega atrasados, podendo gerar inclusive notificações de atraso as fornecedores. Esse processo é conhecido nas empresa como diligenciamento.

O SAP consegue, por meio de uma série de parâmetros, após a recepção dessa mercadoria, efetuar um ranking dos melhores fornecedores já contratados, para que a empresa dê preferência a eles em possíveis contratações no futuro. Teremos também no futuro uma postagem específica sobre esse assunto que no sistema é chamado de avaliação de fornecedores.

Recebimento da Mercadoria

Essa etapa ocorre quando o bem solicitado ao fornecedor é entregue no estoque ou almoxarifado da companhia. No SAP essa ação é feita através da transação MIGO, a qual, no momento da sua execução, refere-se ao pedido de compra anteriormente criado e faz toda a amarração de dados, auxiliando o usuário final no processo de recepção para saber se de fato o bem que chegou corresponde ao que foi solicitado, bem como suas quantidades.

Após a recepção dessa mercadoria, o pedido de compras é automaticamente atualizado, passando a conter a quantidade de mercadoria já recepcionada, bem como a data de entrega.

Revisão da Fatura

Essa etapa do processo faz um elo com o setor financeiro da empresa. Ele indica que a mercadoria já foi recepcionada e o pagamento ao fornecedor precisa ser agora efetuado. Essa atividade é feita no SAP através da transação MIRO. Nessa transação, o usuário informará o número do pedido ou o número da MIGO para que o sistema faça todas as checagens necessárias de quantidade, valor faturado etc. De forma que não haja um pagamento a maior do que foi previamente acordado durante a confecção do pedido de compras, nem o pagamento de quantidade superior ao que foi recepcionado pela empresa.

Apesar da simples descrição acima, é uma etapa bastante importante, pois realiza a escrituração fiscal da nota recepcionada, bem como faz toda a integração com o setor de contas à pagar da companhia. Muitas travas e checagens são feitas nesse momento. A ideia é que no futuro tenhamos também uma postagem no blog dedicado a essa importante etapa no processo de aquisição de bens.

Pagamento ao Fornecedor

Por fim, não menos importante, temos então o pagamento ao fornecedor pelo bem entregue. Essa atividade fica a cargo do setor de contas a pagar e geralmente é executada diariamente, como forma de dar baixa às obrigações a pagar da companhia.

Com isso chegamos ao fim do processo padrão de aquisição de bens. A parte 2 dessa postagem contemplará três processos especiais que costumam ocorrer nas empresas e são contempladas pelo SAP: transferência de estoque, subcontratação e consignação.