How to: Dados Mestres MM - Parceiro de Negócios

Dados mestres consistem em registros de dados que são armazenados de forma centralizada por um longo período de tempo e são utilizados em diversos cenários de negócios em vários módulos. Quando nos restringimos ao módulo de MM, os principais dados mestres são: parceiro de negócios, materiais e registro info.

Quando um pedido de compra é criado no SAP, dados são transferidos automaticamente de um registro de dado mestre existente como forma de diminuir os esforços de preenchimento de campos na tela. Dados, tais como: unidade de medida, descrição breve do material, texto do pedido de compra são copiados dos dados mestres de material para o novo pedido que está sendo criado. Outras informações, tais como: endereço de entrega e condições de pagamento são transferidas do registro mestre dos parceiros de negócios. Por fim, informações mais específicas, como: tempo de entrega e preço são transferidos dos dados mestres dos registros info.

Como se pode observar, os dados mestres estão presentes de forma bem acentuada na criação de um único documento no módulo de MM. Por conta dessa abrangência, focaremos essa postagem apenas nos dados mestres de parceiro de negócios.

Quem já trabalha com SAP desde a versão R/3 ou na 6.0, estão acostumados com os dados mestres de fornecedores que são mantidos, parte no módulo de MM e parte pelo módulo de FI. com a chegada da versão S/4 HANA ele foi substituído pelo dado mestre de parceiro de negócio.

Quando um parceiro de negócio é criado, uma categoria precisa também ser selecionada. Essa categoria é um termo usado para classificar o parceiro de negócio e ele pode ser dos seguintes tipos:

• Pessoa: Pode ser por exemplo uma pessoa física ou um empregado;
• Grupo: Pode ser por exemplo um grupo de investidores;
• Organização: Pode ser por exemplo uma pessoa jurídica.

A categoria de um parceiro de negócio também determina os campos que serão apresentados na tela para ser feita a inserção das informações. Vale lembrar que, uma vez criado um parceiro de negócio em uma determinada categoria, essa associação não poderá mais ser modificada.

Parceiro de Negócios no SAP

O relacionamento entre o parceiro de negócio e demais componentes é realizado por meio do conceito de função. Uma função corresponde a um contexto de negócio no qual o parceiro de negócio pode estar inserido. As seguintes funções são possíveis: Fornecedor e Fornecedor FI (Relevantes para os processos de compra), Cliente e Cliente FI (Relevantes para os processos de venda). A modelagem dessa forma garante que o dado mestre para diversos processos pode ser armazenado de forma progressiva e única, ou seja, a depender das funções que o parceiro de negócio executa dentro do processo empresarial, uma nova função para ele é criada.

Dentro do contexto do processo de compra, temos as funções Fornecedor e Fornecedor FI, para essas duas funções, os dados são subdivididos nas seguintes categorias:

• Dados Gerais: São dados válidos dentro do mandante, esses dados inclui o endereço do fornecedor, dados fiscais, detalhes bancários e pessoas de contato.
• Dados Contábeis: São dados válidos dentro de uma empresa, esses dados inclui a conta de conciliação, informações de correspondência, impostos retidos, meio de pagamento etc.
• Dados de Compra: São dados que são válidos dentro de uma organização de compra, esses dados inclui a moeda utilizada durante aquisições com esse fornecedor, emissor da fatura, informações sobre frete etc.

Obs.: Caso você tenha ficado sem entender o que é um cliente, um mandante ou uma organização de compra, sugiro fazer a leitura do artigo Unidades Organizacionais no SAP MM o qual dá uma noção geral das unidades organizacionais existentes no SAP.

A funcionalidade do parceiro de negócio no S/4 HANA ela é na verdade um front end para o que de fato já foi no passado um dado mestre de fornecedor ou dado mestre de cliente. Toda mudança feita em um parceiro de negócio, faz com que internamente o SAP gerencia os dados mestres dessas duas entidades para que seja possível fazer todas as operações financeiras com as entidades clientes e fornecedores já existentes. Essa automatização é possível graças a configurações feitas no customizing que garante essa sincronização dos dados mestres de fornecedor e cliente com as informações dos parceiro de negócios.

Assim que um parceiro de negócio é criado e a função Fornecedor é criada para esse parceiro de negócio, a depender da configuração feita no sistema, um número único é obrigatório ou o próprio SAP já faz essa atribuição. Esse identificador unívoco é um número de conta do razão auxiliar. Essa conta do razão auxiliar tem o objetivo de concentrar todas as obrigações existentes para aquele parceiro de negócio em um único identificador.

Lembrando que no momento que a função Fornecedor é atribuída a um parceiro de negócio, o usuário será obrigado a inserir uma conta de conciliação, pois dessa forma, o SAP fará sempre uma contabilização paralela, ou seja, toda vez que algo for contabilizado para esse parceiro de negócio, ele contabilizará tanto a conta do razão auxiliar, quanto a conta de conciliação cadastrada no seu respectivo dado mestre. A diferença entre ambas, é que a conta de conciliação é uma conta pertencente ao plano de contas empresarial, a qual concentra todas as obrigações de todos os parceiros de negócios fornecedores da empresa, ao passo que a conta auxiliar é uma subdivisão dela, a qual contém as obrigações de um único parceiro.

Comportamento das contabilização no razão auxiliar e na conta de conciliação

No exemplo acima ilustrado, quando uma fatura a fornecedor é lançada, o sistema faz uma contabilização paralela, uma na conta do razão auxiliar específica do fornecedor em questão e um lançamento da conta de conciliação que contém o lançamento de todos as obrigações da empresa.

Um outro conceito que veremos agora sobre os parceiros de negócio refere-se às funções parceiro. Que sopa de palavras, não é!? 

A função parceiro dentro de um parceiro de negócio corresponde aos diversos papeis que um parceiro de negócio pode assumir para a empresa dentro de determinado processo, por exemplo: Quando a mercadoria é adquirida com um parceiro de negócio A, a fatura pode ser emitida pelo parceiro de negócio B, a mercadoria pode ser enviada por um parceiro de negócio C etc.

Todos esses parceiros de negócio deverão ser cadastrados no sistema, mas no cadastro do parceiro de negócio principal, no momento de listarmos as funções parceiros, informaremos, caso seja o cenário, qual parceiro de negócio assumirá cada papel durante o processo de compras, por exemplo. A realização desse cadastro corretamente, fará com que durante o lançamento dos pedidos, entradas de mercadoria e faturas, o SAP já direcione automaticamente as contabilizações e lançamentos a cada uma dos respectivos parceiros de negócio.

Por fim, temos situações onde interações comerciais com certos fornecedores são tão raras, ou únicas, que o cadastro dele como um parceiro de negócio em nosso sistema não se justifica. Para isso, o SAP disponibiliza um tipo especial de fornecedor chamado de fornecedor temporário. Ele nada mais é que um tipo especial de parceiro de negócio, cujo o cadastro é simplificado, necessitando assim, que durante o processo de negócio, seja ele de compra ou algum processo financeiro, por exemplo, o usuário preencha as informações necessárias para garantir a correta contabilização, tais como: preenchimento do Nome, CPF ou CNPJ, dados bancários etc.

Diferente de outros dados mestres, você poderá utilizar o fornecedor temporário para diversos processos distintos, por conta disso que as informações descritas acima precisam sempre ser preenchidas pelos usuários em cada processo em si, pois eles poderão variar em cada situação concreta.

Caso tenha ficado qualquer dúvida sobre o assunto, escreve aí nos comentários!