How to: Entendendo o pedido de compra

Nessa postagem vamos entender com mais detalhes como funciona o pedido de compra no SAP. Vamos entender também qual é o papel dele dentro do processo de aquisição de bens e serviços.

Antes de iniciar a leitura dessa postagem, sugiro dar uma lida em um antigo artigo aqui do blog para ter uma visão geral de todo o processo de aquisição, caso ainda não tenha feito.

• Processo de aquisição de bens no módulo de MM - Parte 1
  

De forma simplificada, podemos resumir o processo de compra nos seguintes passos ilustrados abaixo.

Processo simplificado de aquisição de bens e serviços

Partindo do pressuposto de um cenário mais simplificado, conforme imagem acima, precisamos assumir que informações importantes, tais como: fornecedor e dados mestres dos materiais, já estão devidamente cadastrados no SAP. Essa postagem focará apenas no primeiro elemento desse processo, que é o pedido de compra.

O pedido de compra é um documento que formaliza junto ao fornecedor a solicitação de um determinado material ou prestação de um serviço dentro de condições estabelecidas e acordadas com esse respectivo fornecedor. Esse pedido pode ser feito referenciando algum documento já previamente criado no sistema, o que facilita a entrada dos dados por minimizar a quantidade informações a serem digitadas.

Caso o usuário opte por criar um pedido que não referencie um documento pré-existente, o SAP, como forma de auxiliá-lo na criação, já sugere alguns valores padrões tais como: endereço de entrega, condição de pagamento e método do frete de acordo com as informações presentes no dado mestre do fornecedor. Se for utilizado na criação do pedido um material previamente cadastrado no dado mestre de material do SAP, o pedido já preencherá automaticamente o texto breve, unidade de media, grupo de mercadoria e código NCM. Se esse material já tiver sido solicitado alguma vez no passado, o preço a ser pago pelo material também poderá ser proposto.

Por fim, como informado já na postagem que trata dos processos especiais de aquisição de materiais e serviços (link), o pedido poderá solicitar o material a um fornecedor externo ou a uma outra unidade interna da própria empresa, pedido esse que tem o nome especial de pedido de transferência de estoque.

Assim como outros documentos de compras presentes no módulo de MM do SAP, o pedido de compra é composto por duas estruturas: um cabeçalho e um ou vários itens.

Estrutura do pedido de compra

O cabeçalho do pedido contém informações que refere-se ao pedido de compra como um todo, como por exemplo: tipo do pedido, fornecedor, organização de compra, grupo comprador, empresa, data do pedido e condição de pagamento.

Os itens por sua vez descrevem com detalhes os materiais ou serviços que estão sendo solicitados. Nele contém informações tais como: descrição breve do material ou serviço, unidade de medida, data de remessa, preço líquido, centro para o qual o material está sendo solicitado, prazo de entrega, código de imposto etc.

Nos itens existe um importante campo denominado categoria do item. Esse campo é utilizado para determinar se o material em questão está sujeito a um processo de aquisição especial, tal como consignação, subcontratação ou transferência de estoque. Esse campo, além de está presente no pedido de compra, também existe em outros documentos do módulo de MM, tais como: requisições de compra, cotações, contratos e programas de remessa.

O SAP permite, por meio de configurações no SPRO, flexibilizar através dos tipos de documentos, quais processos de compra aquele determinado tipo de documento pode executar. Além disso, é a categoria do item que indica também se o código do material, classificação contábil e recebimento da mercadoria são campos opcionais ou obrigatórios. Essas associações não são possíveis de serem modificadas.

Opções disponíveis para o campo categoria de item:

• <<Branco>> - Normal: Utilizado na aquisição de materiais entregues por fornecedores.
• B - Limite: Utilizado na aquisição de materiais e serviços, estabelecendo para eles um valor limite.
• C - Consignação: Processo já explicado nessa postagem (link)
• L - Subcontratação: Processo já explicado nessa postagem (link)
• S - Direto a terceiros: Utilizado na aquisição de materiais, mas nesse caso eles são entregues a um terceiro e não à empresa que está criando o pedido de compra.
• T - Texto: Utilizado na aquisição de materiais onde o sistema não exige que seja informado quantidade, valor e nem a descrição do material.
• D - Prestação de serviços: Utilizado na contratação de serviços.
• U - Transf. de estoque: Processo já explicado nessa postagem (link).

Um outro campo presente nos itens dos pedidos é o campo denominado categoria de classificação contábil. Devido a sua importância em todo o processo, por interferir inclusive na forma como as contabilizações ocorrerão, bem como na determinação dos custos, faremos no futuro uma postagem especialmente dedicada a ele. Em linhas gerais, esse campo visa determinar para qual elemento de custo o material ou o serviço deverá ser contabilizado no módulo de FI, como os custos serão alocados no módulo de CO e como o orçamento será comprometido no módulo de PSM-FM. 

Como inicialmente informamos no início dessa postagem, o pedido de compra é o elo de ligação entra a empresa e o fornecedor da mercadoria ou do serviço. Dessa forma o SAP permite que esse documento, após a sua criação e/ou aprovação, possa  ser enviado para o fornecedor para que ele providencie o envio dessa mercadoria ou a prestação do serviço dentro das condições pré-estabelecidas entre ambos.

A maneira mais comum atualmente dessa comunicação ser feita é através de um e-mail. Assim que o pedido de compra é criado, o SAP internamente gera uma mensagem que pode ser direcionado ao endereço de e-mail presente no cadastro do fornecedor. Essa emissão de e-mail pode ser feita de duas formas:

• Envio imediato: A mensagem gerada pelo pedido é enviada ao fornecedor assim que o pedido é criado e/ou aprovado;
• Envio tardio: Um job é criado no sistema e periodicamente ele faz a leitura de todos os pedidos já criados e/ou aprovados que possuam mensagens que não foram ainda enviadas aos seus respectivos fornecedores.

Essa mensagem gerada pelo pedido de compras é modificável por meio de mudanças em código ABAP. Com isso, é possível fazer alterações de forma que o pedido fique com o layout que a empresa deseja, contendo apenas as informações que julgarem relevantes a serem informadas ao respectivo fornecedor.

Em nossa próxima postagem faremos a explicação do próximo passo do processo que é a entrada de mercadoria. Mostraremos o que é feito quando o material solicitado por esse pedido é recepcionado pela empresa e como é feito esse registro no SAP.