How to: Entendendo o recebimento de mercadorias
Nessa postagem focaremos no processo de recebimento de mercadorias. Ele é um passo posterior a criação do pedido e ocorre geralmente quando a mercadoria solicitada ao fornecedor chega na empresa. Dessa forma, temos que informar ao SAP que a mercadoria foi recepcionada, para que as devidas contabilizações e controles internos sejam efetuados no sistema.
Antes de continuar a leitura a seguir, recomendo que leiam as seguintes postagens anteriores, pois elas dão uma noção geral do processo de compras, que é importante para o entendimento dos passos descritos abaixo.
Depois que o pedido é feito e enviado ao fornecedor, a empresa demandante fica aguardando a chegada dessa mercadoria. Quando ela chega, faz-se necessário indicarmos isso no SAP.
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| Recebimento de mercadoria de um pedido de compra |
Quando a mercadoria chega, é importante que no momento que ela é registrada no sistema, faça-se a associação com o pedido de compra que a demandou. Dessa forma, quando esse pedido é inserido, o sistema automaticamente já sugere todos os materiais e quantitativos que ainda então pendentes de serem entregues para aquele pedido. O usuário final então somente confirma os materiais e quantidade.
Essa sugestão feita pelo SAP evita que dados sejam novamente inseridos no sistema, agilizando assim a ação de recepção dessa mercadoria, bem como auxiliando o funcionário no momento da recepção para saber se de fato o material correto foi enviado. Entre outras atividades, as seguintes checagens precisam ser feitas no momento da recepção da mercadoria:
- O material que está sendo entregue é o material que foi efetivamente solicitado no pedido?
- A quantidade do material entregue corresponde à quantidade solicitada no pedido?
- Se a mercadoria for perecível, elá está dentro do seu período de validade?
Quando essa mercadoria é entregue e é feita a devida referência com o pedido de compra, o SAP atualiza esse pedido com as informações da entrega, para que o comprador tenha conhecimento de que a mercadoria por ele solicitada chegou na empresa. Isso permite ao comprador acompanhar se o fornecedor tem cumprido a devida data de entrega, se a mercadoria chegou na quantidade solicitada etc. A devida correlação entre recebimento da mercadoria e pedido de compra é uma importante ferramenta no processo de diligenciamento feito pelo comprador e o fornecedor da mercadoria.
Quando o recebimento da mercadoria é efetivado, o SAP sempre gera um documento de material. Esse documento contém informações sobre o material, tais como: material entregue, quantidade, centro e depósito onde estão armazenados. Se o material é avaliado, ou seja, se ele é gerenciado dentro do estoque do ponto de vista de valor, um documento contábil é criado no mesmo instante que é criado documento de material. Esse documento contábil contém detalhes das contabilizações feitas e o efeito que essa entrada de mercadoria reproduziu na conta contábil de estoque ou na conta contábil transitória.
Em postagens no futuro, entraremos em mais detalhes com relação a contabilização que ocorre no momento da recepção da mercadoria.
A transação utilizada para efetivar a entrada de mercadoria é a transação MIGO. Ela não só permite fazer o lançamento da entrada de mercadoria, como também efetua devoluções, transferências, estornos etc. A diferença de cada uma dessas ações é determinada pelo campo tipo de movimento. Além disso, o tipo de movimento tem um papel importante na determinação das contas contábeis no momento da contabilização, bem como modifica o layout de tela da transação.
O SAP já vem com uma certa quantidade de tipos de movimentos pré configurados. A ideia é que o blog, aos poucos, cubra todos esses tipos de movimentos, porém, na postagem atual, focaremos apenas nos seguintes tipos: 101 e 102 e 122.
Quando a mercadoria chega, o usuário entra na MIGO e escolhe a opção recebimento de mercadoria por meio de um pedido. Com isso, o sistema automaticamente já sugere o tipo de movimento 101, que é o responsável por efetuar entrada de mercadorias referenciando pedidos de compra.
Caso o usuário deseje estornar o documento de entrada dessa mercadoria, ele escolhe na transação MIGO a opção estorno a partir de um documento de material. Dessa forma, ele insere o número do documento do material gerado no momento da entrada dessa mercadoria e o SAP automaticamente já sugere o tipo de movimento 102, que é responsável pelo estorno de documentos 101.
Por fim, caso o usuário deseje devolver a mercadoria para o fornecedor, ele precisa acessar a MIGO e escolher a opção devolução a partir de um documento de material. Dessa forma, o usuário informa o número do documento gerado na entrada e o sistema automaticamente sugere o tipo de movimento 122 para efetivar essa devolução.
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| Transação MIGO |
Como podemos observar acima, essa é a transação utilizada para efetuar a entrada da mercadoria. O quadrado azul (Número 1) é o local onde o usuário precisa informar o número do pedido de compra para que seja feita a associação dessa entrada de mercadoria com o respectivo pedido.
O quadrado vermelho (Número 2) é o cabeçalho do documento. Nele o usuário preenche com a data do documento, data de lançamento, nota de remessa ou qualquer outra informação relevante para o processo na empresa.
O quadrado laranja (Número 3) corresponde aos itens do pedido informado que estão pendentes a serem entregues. Nesses campos o usuário irá confirmar a quantidade de material recepcionada, centro e depósito que esses materiais ficarão fisicamente armazenados e qualquer outra informação relvante para o processo na empresa.
Na nossa próxima postagem vamos falar do lançamento da fatura, que é o último passo do processo de compra dentro do módulo de MM.
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