How to: Entendendo o lançamento de faturas (Revisão de faturas)

O lançamento da fatura, ou também chamado pelo SAP de revisão de fatura, é a última etapa do processo de compra que ocorre no módulo de MM. Essa postagem tem o objetivo de mostrar de forma breve como ocorre esse processo, mas antes, recomendamos que as seguintes postagens predecessoras abaixo sejam lidas, caso ainda não as tenha lido:

• How to: Entendendo o pedido de compra
  
• How to: Entendendo o recebimento de mercadorias
  

O lançamento de fatura, como já dito acima, é o último passo no processo de compra que ocorre no módulo de MM. No momento do seu lançamento, ela faz referência a documentos já lançados, o que faz com que o sistema faça uma série de checagens com base no pedido de compra criado, bem como no recebimento da mercadoria registrado. O mesmo ocorre para a prestação dos serviços, só que ao invés da entrada de mercadoria, teremos o lançamento da folha de serviço.

Quando essa fatura é lançada, os dados da fatura são armazenados no sistema e um documento de fatura é criado juntamente com um documento contábil. Caso a sua instalação do SAP tenha a integração de FI/CO configurada, o módulo de PSM-FM ativo e a localização Brasil também ativada, outros documentos são criados.

Se a integração de FI/CO estiver configurada, um documento de custos é também lançado, ao passo que se o módulo de PSM-FM estiver ativado, um documento de FM também é lançado.

Documentos criados após o lançamento de uma fatura no SAP

Quando se falar em SAP no Brasil, é quase impossível não nos deparamos com a localização Brasil ativa no sistema. Dessa forma, quando uma fatura é lançada, um documento fiscal também é lançado. A depender da configuração esse documento poderá ser eletrônico como uma Nota Fiscal Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica etc. ou então um documento não eletrônico como uma nota avulsa ou recibo de prestação de serviço.

O tipo de documento que será gerado depende da categoria de nota fiscal configurada no momento da implantação do SAP e escolhida pelo usuário final no momento do lançamento da fatura. Como esse assunto é bem abrangente e complexo, no futuro faremos postagens exclusivas sobre localização Brasil para entrarmos em cada um desses detalhes.

Uma vez então lançada essa fatura, ela gerará atualizações no histórico do pedido, informando que a fatura originária daquele pedido de compras já foi lançada. Além disso, gerará também para o setor do contas a pagar uma partida em aberta em FI-AP (Documento Contábil), para que o processo de pagamento ao fornecedor seja iniciado.

Durante o lançamento da fatura, o usuário deverá entrar informações relevantes sobre a fatura que será registrada, tais como: valor bruto, data da fatura, referência, data básica, categoria da nota fiscal, impostos retidos na fonte etc.

Caso a fatura seja lançada sendo referenciada a um pedido de compras ou a uma entrada de mercadoria, informações como: fornecedor, material, quantidade a ser faturada, valor líquido de cada item e condições de pagamento são transportadas automaticamente, como forma de diminuir a quantidade de informações a serem inseridas manualmente. Vale ressaltar que esses campos são apenas propostos e o usuário poderá fazer mudanças em cada um deles, caso necessário.

Caso o sistema identifique discrepâncias nas informações, principalmente em termos de quantidade ou valor, um alerta será emitido para o lançador da fatura. A depender de como esteja a configuração dos bloqueios de fatura no sistema, essa fatura ficará bloqueada para pagamento aguardando que uma análise dessas discrepâncias seja feita pelo setor responsável.

As discrepâncias mais comuns de acontecerem referem-se a quantidades diferentes, ou seja, a entrada de mercadoria registra 10 unidades de um determinado produto e a fatura é lançada com 11 unidades. Essa diferença gera então um bloqueio.

Outro bloqueio comum de acontecer refere-se ao valor. O comprador acorda com o fornecedor um valor para ser pago pela mercadoria. Caso o valor da fatura seja distinto, essa fatura fica bloqueada também para pagamento.

Em uma postagem no futuro explicaremos especificamente desses bloqueios e como eles podem ser configurados de acordo com as necessidades de cada empresa. Como estamos ainda nas postagens básicas, optamos apenas por mencionar a existência dessa funcionalidade.

O lançamento da fatura é feita no SAP através da transação MIRO. Ela, além de permitir o lançamento de faturas, permite também fazer o lançamento de notas de crédito.

As notas de crédito são lançadas quando por algum motivo há por parte do fornecedor algum "débito" com a empresa. Geralmente é lançada para registrar que um valor a mais foi faturado para o fornecedor e ele será descontado no futuro com o lançamento de uma próxima fatura. Além disso, no cenário da localização Brasil, a nota de crédito é utilizada para que seja registrada a devolução de uma mercadoria. Com isso, o sistema emite um documento de fatura e uma nota fiscal de devolução, que segundo a legislação brasileira precisa ser autorizada pela SEFAZ do respectivo estado que a empresa possua uma inscrição estadual ativa.

Geralmente essa comunicação com a SEFAZ é feita por um sistema mensageiro. O mais comum é utilizar um mensageiro da SAP como o GRC, mas existe outras soluções de mercado que fazem essa intermediação como o DFE da Thomson Reuters.

Abaixo segue a imagem da transação MIRO.

Transação MIRO

Como podemos observar pela imagem acima, a transação é dividida em algumas seções. A primeira delas, sinalizada com um retângulo verde (1), refere-se a operação do lançamento. Nesse campo que o usuário informará se será lançada uma fatura ou uma nota de crédito para o fornecedor.

A segunda seção é o cabeçalho, sinalizada com um retângulo roxo (2). Nessa seção o usuário entrará informações que serão válidas para todos os itens da fatura ou nota de crédito. Nessa seção que teremos o valor bruto da nota, os impostos retidos na fonte, condições de pagamento, data de vencimento, data da fatura, referência, categoria da nota fiscal etc.

Por fim, temos a terceira seção, sinalizada com um retângulo vermelho (3). Nela ficarão a listagem de todos os materiais ou serviços que serão faturados. Quase sempre os dados presentes nessa seção não são modificados, já que são copiados de forma automática do pedido, da folha de serviço ou da MIGO lançada anteriormente. A inserção desse documento de referência é feita no campo de inserção de valor presente parte superior dessa terceira seção.

Quando todo o documento é completamente preenchido e está pronto para ser lançado, um botão parte superior da tela aparece chamado Simular. Recomenda-se sempre que o usuário clique nesse botão para confirmar os lançamentos contábeis que serão feitos, já que a partir de agora, o seu lançamento disparará ações em outros módulos e setores da empresa, logo, é uma boa prática certificar-se que informações corretas foram inseridas como forma de evitar futuros estornos, bloqueios ou contratempos no momento do pagamento da fatura ao fornecedor.

Botão simular presente na transação MIRO

Caso uma fatura lançada precise ser estornada por conta de um lançamento errado ou por alguma informação inserida de forma equivocada, o usuário terá que acessar a transação MR8M para efetuar esse lançamento de estorno.

A transação, diferente da MIRO, é bem simples. Basta que o usuário apenas informe o número da fatura que deseja estornar e o motivo do estorno que um documento contábil e documento de fatura é lançado invertendo todos os lançamentos feitos durante o lançamento da fatura.

Imagem da transação de estorno de fatura MR8M

Se o usuário estiver estornando uma fatura, o sistema lança uma nota de crédito espelho da fatura para anular todos os lançamentos contábeis, ao passo que se na MIRO foi lançado uma nota de crédito, a transação de estorno lança uma fatura, espelho da nota de crédito como forma de anular todos os lançamentos.

Por fim, vale ressaltar que o setor de pagamento precisará ser alertado sempre que houver um estorno para que a compensação das pernas contábeis na conta do fornecedor sejam feitas para evitar pagamentos de faturas estornadas. Em alguns clientes uma automatização dessa atividade é feita para evitar esse trabalho adicional ao setor de contas a pagar.

Aqui finalizamos essa breve explicação sobre o lançamento de faturas. Qualquer problema ou dúvida deixem aí nos comentários que terei o maior prazer em respondê-los.