How to: Dados Mestres MM - Registro Info

Nesse capítulo apresentaremos o dado mestre de registro info. Com isso finalizamos os dados mestres existentes no SAP para o módulo de suprimentos - MM.

Caso você não tenha visto as últimas publicações sobre os demais dados mestres, sugiro que deem uma lida antes de começar a se debruçar sobre esse novo assunto.

• How to: Dados Mestres MM - Parceiro de Negócios
  
• How to: Dados Mestres MM - Materiais - Parte 1
  
• How to: Dados Mestres MM - Materiais - Parte 2
  

Os dados mestres de registro info, como já mencionado acima, fazem parte dos dados mestres do departamento de compras. Ele contém informações de um material específico (ou grupo de mercadoria) e um respectivo fornecedor desse material (ou grupo de mercadoria)

Os dados armazenados pelo registro info são utilizados como valores padrões nos pedidos de compra.

Conteúdo de um registro info

É possível registrar as seguintes informações em um registro info:

• Preços e condições, tais como: preço bruto, frete, descontos etc;
• Prazo de entrega previsto, tolerâncias de fornecimento etc;
• Dados específicos do fornecedor sobre o material, tal como a descrição do material dada pelo fornecedor;
• Número do último pedido de compra;
• Textos:
• Nota Info: Comentário interno que é transferido para o pedido de compras mas não é impresso no pedido;
• Texto do Pedido: Texto utilizado para descrever o item do pedido de compra. Ele também é transferido para o pedido de compra, porém é impresso no pedido.

Os registros info são uma importante fonte de informação para o comprador.  Eles são relevantes para o processo de compra padrão e também para processos especiais, tais como subcontratação, consignação etc.

Caso você não conheça os processos de compras especiais, sugiro dar uma lida da publicação abaixo, a qual já falamos um pouco sobre eles:

• How to: Processo de aquisição de bens no módulo de MM - Parte 2
  

Os dados armazenados nos registros info estão internamente classificados em termos de níveis organizacionais. Os dados lá armazenados são válidos em níveis de mandante, organização de compra e na associação entre organização de compra com centro.

Níveis organizacionais dos registros info

Para entender melhor como funciona os níveis organizacionais no SAP, sugiro a leitura do seguinte artigo abaixo, o qual comentamos sobre os níveis organizacionais existentes no SAP.

• How to: Unidades Organizacionais no SAP MM
  

A criação de registros info no SAP pode ser feita de diversas formas. Ele pode ser criado ou modificado manualmente por meio das transações ME11 e ME12 respectivamente. Ao acessar as telas dessas duas transações, será necessário informar o fornecedor, o material e o nível organizacional desejado. Nas telas seguintes, o usuário então informa dos demais dados manualmente, os quais alguns já foram citados acima.

Uma segunda maneira de criá-los é por meio de um processo automatizado, ou seja, nos documentos de compra (pedido de compra, contrato ou cotação) existe um campo chamado atualiza info. Se esse campo estiver preenchido, o SAP automaticamente atualiza ou cria os registros info com base nas informações presentes nesses respectivos documentos.

Atualização automática dos registros info

O tipo de documento de compra que determinará que campos serão atualizados no registro info. A partir de uma cotação, por exemplo, as condições, número de documento e item serão transferidos para o registro info. Já a partir de um pedido de compra ou programa de remessa, a atualização ocorrerá no número do último documento de solicitação, também denominado último pedido.

A partir de um contrato, o SAP identificará se o registro info já existe antes de fazer a atualização. Caso não exista um registro info para a combinação de fornecedor, material e a respectiva unidade organizacional, o SAP criará um registro info com as mesmas condições do contrato. Caso o registro info já exista, atualizações não são realizadas.

Uma das informações mais importantes presentes nos registros info são as condições de compra. Vamos agora entender como elas funcionam, como interagem nos documentos de compra de MM e como são refletidas nos registros info.

Condições são acordos feito com os fornecedores em relação aos preços, taxas, descontos, frete etc. para um determinado material ou serviço contratado, cotado ou pedido. As condições podem ser mantidas nas cotações, registros info, contratos, programas de remessa e pedidos de compra. O preço líquido e preço efetivo existentes nesses documentos  são determinados com base nessas condições. 

Caso o usuário deseje, as condições gerais de aquisição podem também ser inserida no nível do fornecedor. Dessa forma, o sistema utilizará essas condições para efetuar a determinação do preço.

Abaixo segue a lista de condições utilizadas no processo de compras no módulo de MM:

• Condições em Contratos: São aplicadas aos pedidos criados que referencia os contratos;
• Condições em Registro Info: São aplicados aos pedidos que não fazem referência a contratos;
• Condições Gerais: As condições gerais podem ser aplicadas de forma genérica, não somente a um determinado documento de compra. Por exemplo: Nos próximos 2 meses determinado fornecedor concedeu um desconto para a companhia na aquisição de um determinado produto. Essa informação então deve ser armazenada como um condição geral.

Existem condições que são válidas por um determinado período de tempo, as quais possuem data de início e fim de validade, outras não possuem essa restrição. O SAP divide-as em condições dependentes ou não de tempo.

Tipos de condições no SAP

Nas condições dependentes de tempo, o usuário pode criar escala de preços e mapear dependências deles em função da quantidade do material, por exemplo.

Condições dos registros info, contratos e condições gerais são condições dependentes de tempo, ao passo que condições dos pedidos de compra são independentes de tempo.

No caso das cotações e dos programas de remessa, a escolha da utilização dos tipos das condições fica na configuração do tipo de documento. No momento da configuração do tipo de documento, o consultor poderá escolher se aquele determinado tipo de documento haverá condições dependentes de tempo ou não.

As condições podem ser definidas tanto em nível de cabeçalho quanto ao nível dos itens. Dessa forma, condições de cabeçalho aplicam-se a todos os itens do respectivo documento, ao passo que as condições dos itens aplicam-se somente ao item no qual elas foram inseridas.

Diferentes fatores influenciam no preço da mercadoria, tais como: impostos, descontos, frete, taxas alfandegárias etc. Esses fatores são denominados tipos de condições. Cada um desses fatores, ou tipos de condições, podem ser descritos em termos absolutos, percentuais ou dependentes da quantidade. O tipo da condição pode também ser definido com referência à magnitude das escalas, ao passo que as escalas podem referir-se à quantidade, o valor do item ou ao seu peso.

A um tipo de condição é associada uma sequência de acesso. A sequência de acesso é uma estratégia de busca utilizada pelo sistema para definir a sequência de como as condições serão aplicadas ao preço da mercadoria ou do serviço. A junção dos tipos de condições com suas respectivas sequências de acesso formam o esquema de cálculo. Esse esquema é definido com um framework para determinação de preços. Ele é a base para a definição do preço líquido / preço efetivo. Por fim, é possível definir diversos esquemas de cálculo e eles podem ser atribuídos a uma organização de compra em específico ou a fornecedores específicos.

Com esses conceitos brevemente explicados acima, vamos entender então como o preço é determinado nos documentos de compra no SAP.

Quando um pedido de compra é criado, o sistema busca inicialmente por um registro info que corresponda à combinação de organização de compra, centro e fornecedor existente no pedido. Caso não haja um registro info dessa combinação, ele busca se há um registro válido para a organização de compra somente. Caso ele continue não encontrando, o usuário deverá então informar o preço da mercadoria manualmente. 

Caso o registro info exista, essas condições terão prioridade no momento da determinação dos preços. Pode haver casos onde as condições existentes não sejam mais válidas ou o registro info não ter essas condições preenchidas. Dessa forma, o SAP obtém do registro info o último documento de compra criado e herda as condições desse documento.

Abaixo segue uma imagem com a lógica utilizada pelo SAP para efetuar a determinação do preço. Certamente facilitará o entendimento da regra implementada pelo sistema.

Lógica da utilização das condições do Registro Info em um pedido de compra

Chegamos então ao final do nosso assunto que são os dados mestres de MM. Vimos todos eles e suas principais características. Nas próximas postagens traremos outros assuntos referentes ao módulo, sempre indo com um maior grau de detalhamento para que o conhecimento seja construído de forma gradativa.

Qualquer problema ou dúvida só postar que terei o maior prazer em respondê-las.